การตั้งค่า Vacation Message

สมมุติว่าบริษัทฯ จะปิดทำการช่วงวันสงกรานต์ เป็นเวลา 1 อาทิตย์ คงจะไม่ดีแน่หากมีใคร email ติดต่อมาแล้วไม่ได้รับการตอบกลับไป ซึ่งอาจจะส่งผลเสียให้กับธุรกิจองค์กรได้ เนื่องจากทางผู้ส่ง email นั้น ไม่ทราบว่าทางเรามีสาเหตุอะไรจึงไม่ติดต่อกลับ

ดังตัวอย่างด้านบน ผู้ใช้งานอีเมล์จะต้องหามาตรการมารองรับ หากมีการหยุดไปหลาย ๆ วันแล้วไม่สะดวกที่จะเข้ามาอ่าน email เพื่อไม่ให้หลุดการติดต่อและแจ้งสาเหตุให้กับผู้ส่ง email ทราบ โดยวิธีการตั้งค่า Vacatioin Message :

การทำงานของระบบ Vacation Message

สมมุติว่า ในระบบผู้ใช้งาน email ได้มีการตั้งค่าไว้แล้ว หลังการตั้งค่านี้ เมื่อมี email ส่งเข้ามา ทางเราจะได้รับ email ฉบับนั้น และในเวลาใกล้เคียงกัน ผู้ที่ส่ง email มาหาเราจะได้รับ email จากเราเช่นกัน ซึ่งเป็นข้อความได้เราได้เขียนทิ้งเอาไว้

ทางผู้ส่ง email มาหาเรา จะได้รับ ข้อความจากเราเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ถึงแม้ว่า ทางผู้ส่งจะส่ง email มาหาเราหลาย ๆ ฉบับก็ตาม

ทางด้านผู้รับ จะได้รับ email ทุกฉบับที่ส่งเข้ามา และจะมีการตอบกลับไปทุกครั้ง หาก address ที่ส่งเข้ามาเป็น address ใหม่

วิธีการตั้งค่าระบบ Vacation Message

ผู้ใช้งานแต่ละคนจะต้องเข้าไปตั้งค่าผ่านหน้าเวบ http://mail.YourDomainname.com

ใส่ชื่อ อีเมล์ ของท่าน และ รหัสผ่าน ของท่าน

สำหรับในคู่มือนี้จะยกตัวอย่าง account : demo@hostsiam.com

กดปุ่ม < Logon >

> เลือก เมนู Chang Vacation Message

> กำหนดข้อความ ได้ตามความต้องการ จากนั้นกดปุ่ม < Save >

> จบการตั้งค่า Vacation Message

Ø ท่านจะได้รับ email ทุกฉบับเป็นปกติ โดยไม่ต้องกังวลว่า จะหลุดการติดต่อ ในระหว่างที่บริษัทฯ ปิดทำการ หรือไม่สามารถเช็ค email ได้ เนื่องจากผู้ส่ง email มาหาเรานั้น จะได้รับข้อความแจ้งถึงสาเหตุ...ต่าง ๆ แล้ว

Ø ระบบ Vacation Message จะส่งไปหา address ใหม่ เพียงครั้งเดียวเท่านั้น เพื่อเป็นการแจ้งให้ทราบ และขอให้ติดต่อมาใหม่ ตามวันเวลาที่ได้แจ้งไว้

ในกรณีที่ บริษัทฯ เปิดทำการเป็นปกติแล้ว

ผู้ใช้สามารถเข้ามาตรวจสอบได้ว่าในระหว่างที่เราหยุดไป มีใครส่ง address ใคร ส่งมาหาเราบ้าง โดยการ logon จากหน้าเวบ แล้วเลือกที่ View Vacation Message ..

ดังรูป

ยกเลิก ระบบ Vacation Message

เพื่อให้ email กลับมาใช้งานปกติ ผู้ใช้งานจะต้องเข้ามายกเลิกระบบ Vacation นี้เสียก่อน ที่เวบ

Logon > เลือกเมนู Clear Vacation Message

เป็นการ clear logfile (รายชื่อ address ที่ส่งมาหาเราออกจากระบบ ) จากนั้น

> เลือกเมนู Change Vacation Message

ลบข้อความที่ตั้งไว้ให้หมด จากนั้นกด < Save >

จะแสดงข้อความว่า Removed vacation file “vacation.ima”. ดังรูป

สิ้นสุดการยกเลิกระบบ Vacation Message และกลับสู่สถานะการทำงานปกติ

แหล่งที่มา : www.hostsiam.com

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Copyright 2006 netbright.co.th All rights reserved by Net Bright Co.,Ltd. (Editorial : Tech-One)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------